MANAJEMEN PERKANTORAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1              Latar Belakang Masalah

Menanggapi permintaan dalam dunia perkantoran saat ini yang semakin luas dan rumit di butuhkan SDM yang berkompeten serta memiliki skill yang memadai dibidang perkantoran. Dalam upaya pencapaian kegiatan kantor maka diperlukan adanya manajemen perkantoran yang nantinya dapat digunakan sebagai bahan acuan dalam penyelenggaraan serangkaian kegiatan perkantoran. Disinilah peranan manajemen yang aktivitasnya dilaksanakan dengan bantuan berbagai macam pekerjaan kantor (aktivitas kantor) dalam upaya pencapaian efektifitas dan efisiensi pekerjaan perkantoran guna meliputi perencanaan sampai penguasaan dalam menyelesaikan kegiatan kantor yang memerlukan bagian kegiatan operatif kantor agar dapat lebih berdaya guna.

1.2              Tujuan Pembahasan

1.2.1        Mengetahui arti dari  Manajemen Perkantoran

1.2.2        Mengetahui hal-hal atau sasaran kegiatan Manajemen Perkantoran

1.2.3        Mengetahui aspek-aspek Manajemen Perkantoran

1.2.4        Mengetahui tujuan dari Manajemen Perkantoran

1.2.5        Mengetahui kegiatan-kegiatan Manajemen Perkantoran

BAB II

PEMBAHASAN

A. Manajemen Perkantoran   

1. Manajemen

Kata manajemen di ambil dari kata bahasa inggris yaitu “manage” yang berarti mengurus, mengelola, mengendalikan, mengusahakan, memimpin.

Berikut pengertian manajemen menurut beberapa ahli :

1. Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan pengorganisasian,penyusunan,pengarahan dan pengawasan daripada sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (By : Drs. Oey Liang Lee )
2. Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan penggunakan sumberdaya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi tang telah ditetapkan. (By : James A.F. Stoner)
3. Manajemen merupakan suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya. (By : R. Terry )
4. Manajemen adalah seni pencapaian tujuan yang dilakukan melalui usaha orang lain. (By : Lawrence A. Appley)
5. Manajemen adalah usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain. (By : Horold Koontz dan Cyril O’donnel )

 “Manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk menetukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya”

2. Kantor

 Berikut pengertian kantor menurut beberapa ahli :

1. J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor /‘the office”. It is any room where clerical work is normally carried on, whatever name it may be given (Tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat itu).
2.  Atmosudirdjo menyebutkan Kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan.

Secara etimoligis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggeris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Sedangkan secara praktis kantor merupakan tempat orang-orang melakukan kegiatan/aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan berbagai keterangan pada yang membutuhkannya. Akan tetapi dengan perkembangan yang pesat pada bidang teknologi dewasa ini, kantorpun berkembang, ia bukan sekedar tempat, melainkan sebagai sarana kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan tugas disegala bidang. Jadi kantor saat ini merupakan pusat pelayanan dan pusat informasi dari kegiatan perusahaan dan organisasi.

3.    Manajemen Perkantoran

 Manajemen perkantoran adalah salah satu fungsi operasional perusahaan dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional organisasi. Manajemen perkantoran bukan merupakan suatu posisi atau suatu kantor departemen akan tetapi merupakan suatu manajemen atas orang-orang yang beroperasi dalam kegiatan administrasi yang mencakup pengelolaan

informasi dan keahlian yang dibutuhkan bagi keputusan yang efektif dan tepat waktu.

 Menurut para ahli :

• George R. Terry

Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

·         William Leffingwell dan Edwin Robinson

Manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan harus dilakukan.

·         Millis Geoffrey

Manajemen kantor adalah seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demii mencapai tujuan yang ditetapkan.

B.   Hal-hal atau Sasaran Kegiatan

Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah Pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya :

• Mengetik                                             (typing)
• Menghitung                                         (calculating)
• Memeriksa                                           (checking)
• menyimpan warkat/arsip                     (filing)
• menelepon                                           (telephoning)
• menggandakan                                    (duplicating)
• mengirim surat                                    (mailing)

C. Aspek-aspek Manajemen Perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antaras lain:

1.      Manajemen dan pengarahan

2.      Tata laksana/penyelenggaraan

3.      Pelaksana secara efisien

4.      Manajemen

5.      Pengawasan

6.      Pengendalian dan pengawasan

7.      Pengarahan dan pengawasan

8.      Pengarahan

9.      Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

• Pegawai
• Material perlengkapan
• Persayaratan
• Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

• Kepegawaian perkantoran                  (office personel)
• Metode perkantoran                            (office methods)
• Perlengkapan perkantoran                   (office equipment)
• Faktor-faktor fisik dalam kantor         (Physical factor)
• Biaya perkantoran                               (office costs)
• Haluan atau kebijakan perkantoran     (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

• ruang perkantoran                               (office space)
• komunikasi                                          (communications)
• kepegawaian kantor                            (office personnel)
• perabotan danperlengkapan kantor     (furniture and equipment)
• peralatan dan mesin                            (appliance and machine)
• perbekalan dan alat tulis                     (supplies and stationery)
• metode                                                            (methods)
• tata warkat                                          (records)
• kontrol pejabat pimpinan                    (executive controls)

Bidang kerja	Keterangan
Office space : a.       space forecasting b.      space allotment c.       office layouts d.      heating and ventilating e.       air conditioning f.       acoustics g.      painting h.      service facilities i.        assembly rooms j.        safety factors k.      moving offices l.        alterntions m.    maintenance	Ruang perkantoran : a.       perkiraan kebutuhan ruang b.      penjatahan ruang c.       tata ruang perkantoran d.      pemanasan dan peredaran udara e.       pendingin udara f.       pantulan suara g.      lukisan atau pengecatan h.      fasilitas kebersihan i.        ruang pertemuan j.        faktor keselamatan k.      memindahkan kantor l.        perubahan-perubahan m.    pemeliharaan

D. Tujuan Manajemen Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu :

• Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
• Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
• Membantu perusahaan memelihara persaingan.
• Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
• Membuat catatan dengan biaya minimal

E. Kegiatan-Kegiatan Manajemen Perkantoran

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

1. Pengadministrasian seluruh kegiatan
2. Menginventarisasi peralatan kantor
3. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
4. Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.

BAB 3

PENUTUP

A.   Kesimpulan

Dengan demikian yang dimaksud dengan manajemen perkantoran ialah merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Dunia manajemen juga memerlukan SDM yang berkompeten serta memiliki skill sebagai penunjang dalam keberhasilan manajemen suatu perusahaan. Setiap perusahaan sebaiknya dapat menjalankan perusahaan secara profesional dalam mencapai sasaran yang telah ditentukan. Dengan demikian, perusahaan mampu mengarahkan semua kegiatan untuk mencapai sasaran tersebut. Tuntutan utama manajemen adalah mencapai efektivitas dan efisiensi dalam suatu perusahaan yang menjadi tanggung jawab perusahaan tersebut.